プロジェクトマネジメントとは
プロジェクトマネジメントは、ある納期までに目標を達成するための計画を立て実行するプロセスを指します。具体的には、中間・最終目標の定義から、予算管理、人的資源の管理や進捗の管理など多岐にわたる内容を管理することでプロジェクトを成功に導きます。
なぜプロジェクトマネジメントが重要なのか
プロジェクトマネジメントを主導する人が組織内にいない場合には、情報の管理やコミュニケーションの不透明性が問題になります。適切なプロジェクトマネジメントを行うことで、時間や人的資源といったリソースを効果的、効率的に活用しプロジェクトを成功に導くことが可能となります。また、関係者間の効果的で透明性のあるコミュニケーションを促進し、情報共有や管理などに大きな効果をもたらします。
プロジェクトマネジメントツールの役割
プロジェクトマネジメントは目標達成のための重要なプロセスですが、適切なツールを活用することで更に効率的かつ安全に目標を達成することが可能になります。ツールを利用するメリットは様々ですが、特に以下の３点はツールを利用する大きなメリットと言えます。
プロジェクト事前準備の効率化
プロジェクトマネジメントツールでは、スケジュールや進捗、リソースなどを管理するためのシートを０から作成する必要がありません。一般的にはツールの中で用意されたシートを活用するだけで、プロジェクトの管理が行えるようになっているため、プロジェクトを開始するための準備を大幅に効率化することが可能になります。
状況の可視化
プロジェクトメンバー間で、共通のツールを使用することでプロジェクトの進捗を可視化することが可能となります。これによって、プロジェクトの責任者は、問題点や優先事項を迅速に把握し、正確な意思決定を行うことが可能となります。
チームコラボレーションの強化
プロジェクトは通常、複数のメンバーから成ります。ツールを利用することで、タスクやコミュニケーション、ドキュメントの共有につながり、メンバー間の協力体制を強化することが可能になります。
比較のポイント
プロジェクトマネジメントツールには様々な種類がありますが、それぞれのツールに強みとする機能が存在しているので、プロジェクトのどのような側面を強化する必要があるのかを考えて、導入の検討を行うことが重要となります。
ツールの使いやすさ
どれだけ便利なツールでも、利用するプロジェクトのメンバーが使えなくては意味がありません。特にITリテラシーの低いメンバーがプロジェクト内にいる場合、シンプルで直感的なインターフェースが重要になります。
情報共有手段の種類
ツールを通して、どのような情報共有ができるのかも重要な比較要素です。ツールによっては、ファイル共有機能を備えている場合や社内Wikiを作成できるようなツールもあるので組織の情報共有手段に適したツールを選択することが重要になります。
レポート生成やデータ分析機能
レポート生成とデータ分析機能では、これまでの情報を集積し分析することでステークホルダーやチームメンバーの進捗状況を把握することが可能になります。レポート生成とデータ分析によって、その後のマネジメントの意思決定の基盤を築くことが可能になると言えます。
カスタマイズ性と拡張性
前述してきた通り、プロジェクトマネジメントでは様々な取り組みを行う必要があるため、ツールの使い方も多岐に渡ると考えられます。 よってツールそのものが、柔軟な使い方を提示できていることは重要であると言えるでしょう。また、組織の拡大に際して、ツールにも拡張できる余裕があることも重要であると言えます。
料金体系
ツールによって、用意されているプランは異なります。 チームの規模や予算に収まるツールを選ぶことも、当然ですが重要な判断基準となります
アジャイル開発に対応しているか
ツールによっては、アジャイル開発のためのにスクラム等のフレームワークが用意されているものが存在します。組織内でアジャイル開発を行なっている場合には、アジャイル開発に対応しているツールを選択しましょう。
主なプロジェクト管理ツール
ProductMaps (フリージア株式会社)
Product Mapsは、チーム内外からの情報を「集めて」「見える化」し、「共有する」ことでチームの意思決定の質を向上させるツールです。 拡張機能を用いることで、画像や動画付きの情報を収集することや、Slackからスタンプでチケット起票を行うことで slackに埋もれている価値ある情報を活用することが可能です。また、自社WebページにProductMapsのフォームを設置することで、ユーザーからも画像や動画付きでフィードバックを取得することが可能です。
・料金 月額1,000円/ID~ （5名まで無料プランあり）
Asana (Asana Japan 株式会社)
Asanaは、進捗管理、タスク管理からファイル共有まで業務の効率化を幅広い機能で実現するプロジェクトマネジメントツールです。 丁寧なチュートリアルサポートやシンプルなUIのため、ITスキルの高くないメンバーでも使いやすいツールであると言えます。 全世界200国、139,00社以上での導入実績を誇るなど様々な業界で活用されているツールです。
・料金 月額1,200円/ID~ （15名まで無料プランあり）
Backlog (株式会社ヌーラボ)
Backlogはチーム内でのコラボレーションを促進するタスク管理ツールです。 シンプルなUIで誰でも使いやすく、ソフトウェア業界に留まらず、航空業界・建設業界など様々な業界で利用されています。 どのプランでも、30日間の無料トライアルが存在しているため導入までのコストを軽減することも可能です。 また、人数に関わらず同一料金で利用できる点も魅力です。
・料金 月額17,600円~ （30日間の無料プランあり）
Jira Software (アトラシアン株式会社)
Jira Softwareはソフトウェア開発に特化したツールです。アジャイル開発に対応しているため、スクラムやカンバンのフレームワークが用意されており、一定期間の生産性や進捗を詳細に分析することが可能です。 また、アトラシアンが提供するナレッジ共有ツール「Confluence」やコード管理ツール「bitbucket」などと連携することも可能なのでプロジェクトに必要な機能を追加することもできます。
・料金 月額920円/ID~ （10名まで無料プランあり）
Notion
Notionは個人から大規模組織まで幅広い規模の用途に応えるツールです。 シンプルなUIかつ感覚的な操作でITスキルの高くないメンバーがいても使いやすいツールであると言えます。またWiki機能も優秀で、議事録等の管理も簡単に行うことができるでしょう。 カスタマイズ性が非常に高いことから、Notionを用いてプロジェクトを管理するまでに時間を要することは注意する必要があります。
・料金 月額8$/ID~ (10名まで無料プランあり）
Redmine (ファーエンドテクノロジー株式会社)
Redmineは、オープンソースとして公開されているプロジェクト管理ツールです。 全機能を無料で利用することができる他、オープンソースのツールとして公開されていることから様々なプラグインを導入することも可能となっています。 しかし、オープンソフトウェアで完全無料であるため詳細なサポートが存在していません。またUIも独特で、利用にはプログラミングの知識が必要になってきます。そのため、運用を開始するまでの障壁が大きいことが難しいツールであると言えます。
・料金 完全無料
Trello (アトラシアン株式会社)
Trelloは、特にタスク管理に特化したプロジェクトマネジメントツールです。 ドラッグ&ドロップの簡単な操作だけで、タスクの進捗管理が行えることから、ITスキルの高くないメンバーがいるプロジェクトなどに適したツールであると言えます。 また無料プランも用意されているため、比較的導入が用意なツールと言えるでしょう。 反面、細かい進捗管理や大規模なメンバーのプロジェクトには適用が難しく、少人数規模のプロジェクトでの運用に適したツールであると考えられます。
・料金 月額5$/ID~ (10ボードまで無料プランあり）
まとめ
ツールを上手く活用してプロジェクトを成功に導こう
プロジェクトマネジメントの多岐にわたる業務を支える上で、ツールはタスクの進捗管理や状況把握だけでなく、チームコラボレーションの促進や生産性の向上といった様々なポジティブな効果を生み出します。 この記事を読んだ上で、ご自身のプロジェクトにマッチしたツールを選択してプロジェクトを成功に導きましょう。
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